Електронні повідомлення дають можливість швидко обмінюватися інформацією на великих відстанях. За швидкістю передачі ідеї це прирівнює їх до телефонної розмови. Однак електронні листи зберігаються на поштових серверах і використовуються як друковане свідоцтво наших слів. Тому електронне листування вимагає відповідального ставлення.
Завдання стає складніше, якщо ви спілкуєтеся англійською мовою з представниками інших культур.
У цій статті ви дізнаєтеся, на що в цьому випадку звернути увагу, як уникнути помилок і досягти взаєморозуміння з іноземними колегами і партнерами.
Етикет
Незалежно від того, з ким і якю мовою ви ведете листування, не забувайте про правила email-етикету.
А. Чітко вкажіть тему листа (Subject).
За результатами дослідження агентства Radicati Group, представники бізнесу отримують до 80 електронних листів в день. Як переконати прочитати саме ваш лист? Складіть заголовок, який повністю відображає зміст. Чим зрозуміліше, про що йде мова, тим швидше співрозмовник прочитає повідомлення.
Ні: «Idea».
Так: «How to boost online sales by 15% by the end of Q4 2017».
А. Використовуйте професійне вітання і уникайте панібратства.
Ні: «Hey», «Yo», «Hiya».
Так: «Dear», «Hello», «Hi».
-
- Перечитайте лист перед відправкою. Помилки негативно вплинуть на ваш образ в очах співрозмовника.
- Якщо ви вводите в переписку нового співрозмовника, коротко опишіть передісторію питання. Не змушуйте його перегортати вниз і читати всі повідомлення по темі. Опишіть суть питання, що обговорювалося, що ви хочете про це сказати.
- Відповідайте на повідомлення. Якщо у вас немає зараз часу провести дослідження теми, підтвердіть, що лист отримано, і вкажіть, коли ви зможете зайнятися питанням.
- Не використовуйте червоний колір для залучення уваги до ідеї. Червоний говорить про небезпеку і викликає негативні емоції. Для виділення використовуйте спеціальні слова і фрази, а не графіку чи колір:
I would like to underline → Я б хотів підкреслити.
I would like to draw your attention → Я б хотів привернути вашу увагу.
Please pay attention → Будь ласка, зверніть увагу.
Please note → будь ласка, майте на увазі.
Скорочуйте
У діловому листуванні немає місця фігурам мови, складних конструкцій і складовим часу. Основне завдання листів – без втрат донести ваше повідомлення. Тому все, що може утруднити розуміння, повинно бути вилучено.
Ні: You may remember John whom we met at the conference, he was in his funny suite and talking aloud. When I asked him recently how he was doing he said he was working on a very interesting project and asked me to assist him. → Ти, напевно, пам’ятаєш Джона, якого ми зустріли на конференції, на ньому ще був його смішний піджак, і він голосно розмовляв. Нещодавно я у нього поцікавився, як у нього справи, і він відповів, що працює над дуже цікавим проектом, і попросив мене допомогти йому.
Так: John Johnson is now working on new partner program for his company. He proposed us to become his subcontractor on the project. → Джон Джонсон зараз працює над новою партнерською програмою для своєї компанії. Він запропонував нам стати підрядником за цим проектом.
Відмовтеся від жаргонізмів
Відмовтеся від жаргонізмів навіть якщо ви спілкуєтеся з колегами, які розбираються в питанні. Вашу переписку можуть переслати людям, які не знайомі з темою.
Зверніть увагу на титул, ім’я та стать співрозмовника
В українській мові все просто: Іванова, — жінка, Іванов — чоловік. В англійській мові все не так однозначно. Наприклад, Jody Jonson, це чоловік або жінка? Прізвище нам ні про що не скаже. Більш того, ім’я Jody носять і чоловіки, і жінки:Якщо ви не впевнені, хто ваш співрозмовник, треба запитати у колег, знайдіть його аккаунт в соціальних мережах. Назвавши Mr Johnson Mrs Johnson, ви поставите себе в незручне становище.
Відмовтеся від жартів і особистих коментарів
Строго формальний стиль не обов’язковий, але важливо звучати професійно.
Уникайте знаків оклику
Передати емоції через електронного листа складно. Вигук в тексті сприймається як підвищення тону.
Якщо в повідомленні багато знаків оклику, вони знецінюються. Співрозмовник перестане їх сприймати як заклик звернути увагу.
Використовуйте короткі слова, пропозиції та абзаци
Цей принцип особливо актуальний для тих, хто працює з поштою з телефону або планшета: потрібно швидко прочитати лист, зрозуміти і відповісти, розмір екрану вносить обмеження. Чим коротше текст в повідомленні, тим швидше його прочитають.
Поставте дедлайн
Якщо вам потрібен зворотній зв’язок до певної дати, вкажіть її в листі. Це дисциплінує співрозмовника, і він не буде затягувати з відповіддю.
Структура листа
Електронний лист складається з п’яти смислових частин:
- Привітання.
- Повідомлення.
- Закриття.
- Прощання.
- Підпис.
Як розібратися в абревіатурах
Зверніть увагу на абревіатури, які використовують іноземні співрозмовники в електронному листуванні незалежно від стилю:
EOB (end of business day) → кінець робочого дня.
SOB (start of business day) → початок робочого дня.
EOQ (end of quarter) → до кінця кварталу.
TBD (to be determined) або TBA (to be announced), використовуємо, коли інформація щодо термінів або датою ще не відома.
PTO (paid time off) → відпустка.
OOO (Out of office) → поза офісом, не на роботі. Фраза використовується в автовідповідачі.
FUP (follow up) → простежити, взяти на контроль.
POC (point of contact) → контактна особа.
FYI (for your information) → для вашої інформації.
AAMOF (As A Matter Of Fact) → по суті.
AFAIK (As far as I know) → наскільки я знаю.
BTW (By The Way) → до речі.
CU (see you) → побачимося.
F2F (face to face) → наодинці.
IMHO (In My Humble (Honest) Opinion) → на мою скромну думку.
Підпис
Вкажіть своє ім’я, прізвище, посаду та контактний телефон. Цим ви дасте співрозмовнику можливість зв’язатися з вами безпосередньо і з’ясувати потрібні деталі.
Перевіряйте граматику тексту
Якщо ви погано володієте мовою, використовуйте спеціальні сервіси для перевірки граматики і пунктуації, наприклад, Grammarly.
093 736 75 82, 067 94 207 98 ,093 96 23 624